Automatisk håndtering af Digital Post med fokus på GDPR-compliance
Efter lanceringen af den nye Digital Post i marts 2022, har Azets valgt at automatisere deres håndtering af indgående Digital Post med hjælp fra PostNord Strålfors’ eDistributions-løsning.
Azets er en international koncern, der blev bragt sammen i 2016 af førende britiske og nordiske virksomheder inden for forretningstjenester, og som i dag tilbyder assistance inden for økonomi, løn og HR, rådgivning og forretningstjenester. Der findes i dag 6.000 medarbejdere totalt og omkring 300 i Danmark.
Udfordring
Med besiddelsen af flere CVR-numre og håndteringen af cirka 250 kunders Digital Post, havde Azets mange digitale postkasser og notifikationsmails, der skulle tjekkes og tømmes, hvilket til tider var meget uoverskueligt.
Karina Vendel Mann, Manager & Project Lead hos Azets fortæller desuden:
-Vi har været enormt afhængige tidligere af en enkelt person, som har håndteret alt den post, der er kommet ind og har fået distribueret det rundt. Så det har været meget personafhængigt.
De største udfordringer helt sikkert har været adgange til de digitale postkasser og ikke mindst hvem der havde adgang til hvad. Det har været ekstra tidskrævende, men har også givet os en oplagt anledning til at få ryddet op.
Karina Vendel Mann Manager hos Azets
Løsning
Azets fik med hjælp af PostNord Strålfors en automatiseret proces til håndtering af deres indgående Digital Post fra flere forskellige kunder og et større antal CVR-numre. Nu tømmes de digitale postkasser både i realtid og på forsvarlig vis efter GDPR-compliance med eDistributions-løsningen. Azets havde et ønske en fleksibel løsning hvor de selv kunne opdatere og vedligeholde regler. Selvom det normalt er en service PostNord Strålfors tilbyder, fik Azets med en kort oplæring selv mulighed for dette.
Resultat
I dag foregår modtagelsen af den digitale post nemmere og Azets skal ikke selv manuelt håndtere distributionen af post til rette modtager. Karina Vendel Mann forklarer:
- Vi har helt sikkert sparet en masse tid på ikke selv at skulle håndtere at få distribueret post rundt til rette modtager i vores organisation. Det har været en stor tidsbesparelse for os, og i dag modtager vi også post på en mere sikker og krypteret måde, og det kan vi alle godt lide i disse GDPR-tider.
Har I behov for hjælp til håndtering af store mængder indkommende Digital Post og e-Boks meddelelser? Kontakt os, og vi hjælper jer med at komme i gang.
Scandics rejse mod en problemfri digital posthåndtering
Med 6000 hotelværelser og 3000 medarbejdere modtager Scandic dagligt op til 200 Digital Post meddelelser, herunder personfølsomme oplysninger som kommunale meddelelser om lønrefusioner. Scandic valgte at få Strålfors' eDistributionsløsning, der automatiserer videresendelsen af meddelelserne og sikrer overholdelse af GDPR-reglerne.
DUOS effektiviserer posthåndtering med Autoforward løsning
Den danske familieejet virksomhed, DUOS, har automatiseret og optimeret deres posthåndtering ved at implementere Strålfors' eDistributionsløsning med Autoforward, der nu sikrer direkte levering af 300 daglige beskeder til rette modtagers indbakke.
)
)
)
)
)
)