)
Trods den stigende digitalisering af arbejdsgangene, er der stadigvæk mange arbejdspladser som til dagligt tumler med manuelt tunge processer. Det indbefatter ikke kun arbejdsgangene i administrative afdelinger, men også kommunikative funktioner.
Daglig elektronisk kommunikation mellem systemer baseret på struktureret data, kan omfatte udveksling og håndtering af tusindvis af forretningskristiske dokumenter. EDI kan her være en ideel løsning til en stigende administrativ arbejdsbyrde.
Effektivitet kræver administrativ synergi
Mange organisationer står dagligt overfor PDF, email og papirbasererede arbejdsprocesser. Elektronisk kommunikation mellem kunder, leverandører og virksomheden kan indebære udveksling af store mængder dokumenter. Manuel håndtering af disse kan hurtigt blive ressourcetunge og tidskrævende i en meget travl hverdag.
Men uden et effektivt system er der ingen balance. En øget belastning af administrationen kan give anledning til markante konsekvenser og udfordringer på sigt. Dette kan indebære øget risiko for fejlindtastning, manglende eller forsinket dokumenthåndtering, mindre kontrol, tab af forretningskritisk data og dokumenter mv. Alt sammen noget som kan have en negativ virkning på jeres bundlinje.
Automatisering af jeres elektroniske kommunikation og dokumenthåndtering ved hjælp af en EDI-løsning, kan hjælpe jer med at vinde økonomiske besparelser og genvinde effektiviteten i hverdagen.
Hvad er EDI?
Som myndighed, virksomhed og samhandelspartner kan der forekomme meget indbyrdes kommunikation mellem forskellige systemer og aktører. Electronic Data Interchange (EDI) indebærer processen, hvor forretningstranskationer og data transmitteres fra et ERP-system til et andet.
Hvad er EDI system?
Kort fortalt kan et EDI system forstås som et elektronisk samhandels system, hvor al kommunikation foregår over et aftalt beskedformat. Denne udveksling er en vigtig del af særlige processer indenfor Business Integration Management som omfatter elektronisk udveksling af data og forretningstransaktioner.
Der kan her være tale om udveksling af forskellige typer dokumenter såsom:
E-fakturaer
Varebestilling / Ordre / Ordrebekræftelse
Dokumenter
Følgesedler
Priskatalog
I modsætning til almindelig udveksling, hvor en samhandelspartner sender et givent dokument til en person, som efterfølgende manuelt indtaster dokumentets data i f.eks. et ERP-system, integrerer EDI-systemet dokumentet direkte i modtagerens system.
Med andre ord henter en EDI løsning dokumenter fra en samhandelspartners ERP-system. Filerne bliver oversat til en EDI-standard, som modtagerens system kan forstå. Efter formateringen sendes dokumenterne direkte til et tilsvarende system hos modtageren.
For at gøre udvekslingen af elektroniske dokumenter strømlinet, er der udviklet nogle forskellige EDI-standarder.
Hvilke EDI-standarder?
Der findes i dag flere forskellige EDI-beskedformatstandarder indenfor elektronisk udveksling. I Danmark er de to mest udbredte standarder EDIFACT og OIOUBL, efterfulgt af OIOXML.
OIOXML
Betegnelsen ’OIO’ står for ”offentlig information online” og XML for ”Extensible Markup Language”. OIOXML er den tidligere formatstandard, som blev brugt af virksomheder til udveksling af data og dokumenter til det offentlige (B2G). Standarden blev udfaset i 2011 og afløst af OIOUBL.
OIOUBL
OIOUBL er en videreudvikling og udbygning af OIOXML standarden, hvilket betyder at e-fakturaer i dette format kan indholde flere informationer og data. I bund og grund er OIOUBL en lokal dansk tilpasning i forhold til den internationale UBL 2.0 EDI-standard.
Med OIOUBL konverteres e-fakturaen til OIOUBL-format, hvorefter det sendes til NemHandelsregistret, som sender fakturaen videre til kunden. For at virksomheder skal kunne modtage forretningsfakturaer i OIOUBL-format, er det en forudsætning at de har et EAN nummer og er registreret hos Nemhandelsregisteret. Det er også en af årsagerne til, at denne standard kendetegnes som Nemhandel EDI-standarden.
EDIFACT
EDIFACT er en EDI-standard udviklet af FN og står for ”Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport”. Det er den mest udbredte beskedformatstandard i Europa, men benyttes også uden for Europa. EDIFACT er således en international og betydningsfuld del af samhandel på tværs af lande.
Standarden er af de årsager, blevet meget populær blandt private virksomheder til udveksling af elektronisk kommunikation mellem samhandelspartnere, da den til dags dato har over 200 forskellige EDIFACT-dokumenttyper og omkring 600 dataelementer.
Den største forskel på de to standarder er, at OIOUBL anvendes som national EDI-standard blandt offentlige organisationer, hvorimod private virksomheder både benytter EDIFACT og OIOUBL.
Peppol den nye kommende standard
Mange lande har hidtil haft deres egne indenlandske EDI-standarder, som de har anvendt til elektronisk kommunikation. I Skandinavien kommer dette særligt til udtryk, hvor vi i Danmark har anvendt NemHandel, Svefaktura i Sverige og EHF i Norge.
Som et led i at skabe mere strømlinet kommunikation i Europa, blev det fra d. 18 apri 2020 lovpligtigt for alle offentlige institutioner og myndigheder i EU at kunne modtage kommunikation i Peppol. Standarden er baseret på den internationale UBL standard som kendes fra OIOUBL.
Når det kommer til elektronisk dokumenthåndtering og kommunikation mellem virksomheder og myndigheder, er Peppol den officelle EDI-standard i EU. Peppol kan ses som et europæisk svar på NemHandel-standarden, da det er et format til at sende E-fakturaer til det offentlige (B2G). Peppol er i dag en integreret del af Nemhandel.
Hvorfor EDI?
Der er mange fordele forbundet med at udveksle sine dokumenter elektronisk gennem en EDI løsning. Mange organisationer vælger en EDI løsning som et led i at forbedre deres nuværende arbejdsgange. Har I alt for travlt til manuel gennemgang af PDF'er og papirbaserede dokumenter, kan et EDI system være en ideel løsning for jer.
Ved at benytte en EDI løsning får I ikke kun gavn af kortsigtede fordele, men også langsigtede fordele.
Kortsigtede fordele:
Bedre kontrol og administration
Ingen manuel indtastning
Færre fejlrettelser
Mere strømlinet styring
Bedre og hurtigere rapportering
Mere effektiv brug af resurser
Udveksle dokumenter internationalt
Mere tid på værdiskabende aktiviteter
Langsigtede fordele:
Styrket relationer mellem samhandelspartnere
Større kundetilfredshed
Driftsfordele grundet automatisering
Forbedret værdikæde
En hurtigere reaktionsevne og omstillingsparathed
Ønsker I mere strømlinet arbejdsgange og kommunikation?
EDI anses for at være en moderne løsning som har mange fordele tilknyttet sig i henseende til økonomi og effektivitet. Manuelt tunge funktioner og arbejdsprocesser kan hurtigt nedsænke driften og dermed fjerne effektiviteten. For mange organisationer er øget forbrug på administration lig med større omkostninger og tidskrævende processer.
Ønsker I at være på forkant med arbejdsbyrden forbundet med elektronisk kommunikation og dokumenthåndtering, er business integration management en oplagt løsning. Som en af Nordens største leverandører af elektronisk kommunikationsløsninger, kan vi hjælpe jer med gratis rådgivning til at vælge den EDI-løsning, som passer bedst til jeres unikke behov.
)
)
)